Blog, Productivité

Le télétravail

Vous êtes contraint au télétravail suite au Covid-19 ? Vous manquez d'organisation ? Pas d'inquiétude. DevCSI a regroupé pour vous, les meilleurs conseils pour vous organiser et profiter pleinement de cette période de télétravail.
Selon une étude publiée par Malakoff-Mederic-Humanis en 2019, 5,2 millions de salariés effectuaient du télétravail en 2019. Avec la pandémie du Covid-19 qui a marqué ce premier trimestre 2020, le nombre de télétravailleurs a explosé, conduisant entreprises et salariés à trouver de nouveaux modes d'organisations. Vous êtes contraints à télétravailler en raison du confinement et ne savez pas comment rester productif tout en travaillant à la maison ? Ne vous inquiétez pas, nous vous proposons dans cet article plusieurs conseils pour vivre au mieux votre période de télétravail, que vous soyez salarié(e) ou employeur.

Vous êtes un(e) télétravailleur(se) ? Voici les conseils pour télétravailler comme un(e) pro!

Etape 1 : Tout d'abord, on s'organise !

Rangez, nettoyez votre chez-vous 

Lorsque l'on travaille chez soi, il faut faire attention à la procrastination active

À l'inverse de la procrastination classique (qui consiste à tout repousser au lendemain), la procrastination active ne vous conduit pas à ne rien faire. Elle vous pousse à réaliser des tâches moins importantes (comme le ménage) pour repousser au maximum le moment de se mettre au travail. C'est pourquoi il est important que votre domicile soit nettoyé et rangé, surtout votre espace de travail. Ainsi, vous n'aurez plus de distractions ni d'excuses pour ne pas vous mettre au travail. 

Bonus : Profitez-en également pour désinfecter votre habitation (et ainsi mieux lutter contre les virus et microbes).
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Créez un espace dédié au travail

Pourquoi ne faut-il pas travailler dans votre canapé ou votre lit ? Tout d'abord, parce que c'est un lieu de détente. Ensuite, pour prendre soin de votre dos. Et enfin, pour conserver l’importante séparation du professionnel avec le personnel.  En effet, un espace de travail non séparé des espaces détentes de la maison vous donnera l'impression d'être toujours au travail (ce qui peut peser lourd sur le moral et la productivité...).
Il est essentiel d'avoir si possible une pièce dédiée au télétravail, distincte des espaces de repos que sont le salon ou la chambre. L'espace de travail doit comporter le moins de distractions et de tentations possibles.

Protégez votre ordinateur et vos informations personnelles

Que vous utilisiez votre matériel personnel ou celui mis à disposition par votre employeur, il est indispensable de veiller au maximum à sa protection. Voici quelques bonnes pratiques pour éviter de compromettre la sécurité de votre ordinateur:
  • Utiliser un antivirus régulièrement mis à jour
  • Ne pas consulter de sites web douteux afin d'éviter l'installation de logiciels malveillants ou espions
  • Ne pas ouvrir les mails douteux pour éviter le piratage d’informations personnelles
  • Mettre à jour tous ses appareils, logiciels et applications afin de limiter les failles de sécurité
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Etape 2 : Ensuite, on pense à son bien-être

Gardez un mode de vie sain pour un meilleur travail

Dormez! Le manque de sommeil affecte gravement votre productivité. 

Gardez une alimentation saine, ne prenez pas des repas sur le pouce et évitez les plats préparés. La qualité de la nourriture que vous apportez à votre cerveau impacte directement votre productivité, vos performances cognitives et votre concentration. 

Une hygiène de vie saine est essentielle pour réussir, encore plus lorsque vous travaillez depuis votre maison.
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Prenez des pauses régulières

Pour rester concentré(e) et productif(ve), prenez régulièrement des pauses de 5 à 10minAttention lors de ces dernières, on n'est pas sur son téléphone : on joue avec son animal de compagnie, on active le corps, on range un peu, on s'aère l'esprit. Prévoyez une longue pause dans la journée de 30min à 1h afin de donner un coup de boost à votre moral.
Rappel: Dans le contexte du confinement, profitez de votre jardin (si possible) mais évitez de sortir de chez vous afin de limiter la propagation du virus.

Étirez-vous

Pour votre mobilité et votre bien-être, il est important de prendre du temps pour activer chaque partie du corps afin de limiter les troubles musculo-squelettiques (TMS). Si vous ressentez des tensions dans vos épaules, votre cou et votre dos, ou encore des maux de tête, arrêtez votre travail et prenez une dizaine de minutes pour bien étirer vos muscles. 

Protégez vos yeux

Travailler longtemps sur écran peut être rapidement néfaste pour votre vue. N'oubliez pas de régler la luminosité de votre appareil pour limiter la fatigue. Chaque écran d'appareils numériques émet une lumière "bleue" dont les effets néfastes sont de plus en plus décriés, que ce soit pour la santé oculaire ou l'endormissement et la qualité du sommeil. Pour en limiter les effets, utilisez des lunettes avec un traitement pour lumière bleue ou encore installez sur votre ordinateur (s'il n'a pas déjà une fonction "anti-lumière bleue") un filtre comme F.Lux.

Etape 3 : Enfin, quelques conseils pour améliorer votre productivité

Chronométrez vos sessions de travail

Il est indispensable de planifier votre temps de travail et votre temps de pause pour être plus productif sans pour autant passer votre journée à travailler et en oublier les petites tâches du quotidien. L'utilisation d'un timer peut alors être particulièrement utile afin de ne pas dépasser les limites de votre bien-être.

Bonus : Pour organiser vos sessions de travail, vous pouvez recourir à la technique "Pomodoro" qui consiste à consacrer un temps court mais intense à une seule et unique tâche. Selon votre capacité de concentration, vous pouvez mettre un timer pour une plage de travail de 25min à 40min par exemple. Pendant cette plage horaire, vous devez travailler sur votre tâche unique (et seulement travailler, sans distractions). 

Ensuite enclenchez un nouveau timer pour une de pause de 5 à 10min entre chaque plage de travail.
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Listez vos tâches avec les deadlines

Veillez à garder une liste de vos tâches sous vos yeux avec un planner de manière à avoir une vision globale du mois et du temps qu'il vous reste pour chaque tâche. Cela vous permettra de hiérarchiser vos tâches et accomplir vos objectifs en temps et en heure. De plus, a chaque plage horaire de travail, vous saurez où vous vous êtes arrêté et ce qu'il vous reste à accomplir. 

Votre liste de tâche peut être sous forme d'une matrice d'Eisenhower et il existe des outils numériques pour créer des rappels un ou deux jours avant une deadline.

Restez disponible et joignable lors des horaires de travail

Gardez votre téléphone à disposition et assurez la bonne connexion Wi-fi de votre ordinateur. Lors d'un travail à distance, les échanges et la communication doivent être rigoureux et réguliers. 

En effet, le manque d'échanges peut créer un sentiment d'isolement chez le collaborateur ou encore générer de la confusion dans son organisation (priorisation des tâches, définition des objectifs, etc.).

Utilisez les outils de partage

Afin de conserver l'esprit d'équipe et garder un suivi du travail effectué par chacun, vous pouvez utiliser des outils collaboratifs comme : Slack, Teams, Zoom et Skype

Cela permet de lutter contre l'isolement, la perte de vue des objectifs et la baisse de motivation. De plus, cela renforce la cohésion d'équipe malgré la distance séparant les membres.

Pour terminer, voici quelques conseils à destination des managers pour réussir à maintenir la cohésion et la productivité de vos équipes pendant le télétravail.

Définissez les modalités ou conditions de travail du télétravailleur

Pour bien préparer le télétravail, vous devez effectuer un accord écrit (sauf circonstances particulières, notamment liées à l'épidémie) avec votre employé. 

De plus, il est peut-être possible qu'un budget soit à prévoir pour les licences des logiciels ou encore pour les installations nécessaires à vos télétravailleurs. Les horaires de travail doivent être définies ainsi que celles où l'employé doit être joignable. 

Définissez clairement la charge de travail ainsi que les objectifs pour chacun.
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Réalisez un point hebdomadaire

Sauf si c'est absolument nécessaire, ne demandez pas un rendu du travail tous les jours, cela va stresser le télétravailleur et peut montrer un manque de confiance à ce dernier. Vous pouvez faire des points tous les trois jours seulement ou une fois par semaine

Cela garantit une relation de confiance et un suivi serein de l'avancée de vos collaborateurs.

Organisez des retours en entreprise un à deux jours dans la semaine

Si possible, instaurer un planning pour que les télétravailleurs reviennent en entreprise. Cela permettra de conserver l'esprit et d'équipe et de convivialité

De plus, les télétravailleurs sortiront de leur routine et cela limitera les risques d'addiction au travail et d'isolement.

Attention : dans le contexte de confinement, limitez les retours en entreprise et préférez plutôt des réunions en visioconférence regroupant les membres de votre équipe.
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Dernier conseil : N'oubliez pas les gestes barrières... même à la maison!
Pour vous protéger et limiter la propagation du virus, lavez-vous les mains fréquemment, toussez/éternuez dans le pli de votre coude, privilégiez les mouchoirs à usage unique, limitez les contacts physiques avec autrui et limitez vos déplacements pendant toute la durée du confinement. Respectez les consignes officielles pour préserver votre santé et celle des autres. 
Pour en savoir plus : 
Vidéo : Conseils supplémentaires pour bien vivre le télétravail  (5min)
Télétravail, que dit la loi ?
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